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College Of Early Childhood Educators

Hearings Coordinator

Office of the Registrar – Toronto, Ontario
Department Office of the Registrar
Employment Type Full-Time Permanent
Minimum Experience Entry-level

Hearings Coordinator

Full-Time Permanent Position

                       

The College of Early Childhood Educators (the College) regulates the more than 53,000 members of the early childhood education profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. The College issues Certificates of Registration, has established a Code of Ethics and Standards of Practice for the profession, and responds to concerns about members through a complaints and discipline process. The College is a not-for-profit organization with a staff of 65 and an annual operating budget of approximately $10M.

We are seeking an organized, detail-oriented self-starter to organize pre-hearings and hearings and provide support to the College’s Discipline and Fitness to Practise Committees.

Reporting to the Manager, Governance and Tribunals Secretariat, the key areas of responsibility are to:  

  • Coordinate hearings and pre-hearing conferences, including logistics such as scheduling panels of the Committees and facilities and securing the assistance of various service providers. 
  • Attend all pre-hearings and hearings; enter and maintain all exhibits; support the pre-hearing Chair and panel; facilitate access for members of the public; and advise the Manager, Governance and Tribunals Secretariat of the status of proceedings.
  • Maintain tracking mechanisms to prevent conflicts of interest for panel members.
  • Respond to public inquiries about pending hearings and hearing outcomes.
  • Communicate with prosecutors, early childhood educators/their representatives, and staff throughout the hearing process.
  • Prepare decision templates and provide administrative support to Committees to assist with timely delivery of decisions, ensure proper translation and distribute final decisions.
  • Update the College’s website, including the public register, with current information related to hearings.
  • Track appointments to the College’s roster of eligible panellists for the Discipline, Fitness to Practise, Complaints and Registration Appeals Committees.
  • Coordinate training sessions for the Discipline and Fitness to Practise Committees and for individuals appointed to the roster of eligible panelists.
  • Maintain forms, tools and templates, hearing exhibits, decisions and orders, and databases and reports.
  • Create and maintain statistical reports and identify trends and emerging issues.
  • Review and process third party accounts for payment as directed.

Qualifications

  • Two or three-year college program (law clerk or paralegal preferred) or three or four-year university degree. Alternatively, 1-3 years’ commensurate experience.
  • Understanding of administrative law concepts, principles and terminology, such as conflicts of interest, bias, fairness and transparency.
  • Experience with administrative tribunal processes, procedures, management and decorum.
  • Understanding of legal documents, by-laws and Rules of Procedure.
  • Familiarity with legal filing systems.
  • Understanding of confidentiality and professional boundaries, as well as data/information management and privacy law requirements.
  • Effective and diplomatic written and oral communication skills to prepare documentation for meetings, pre-hearings and hearings; to communicate with parties, various service providers and Committee members; and to respond to public inquiries.
  • Ability to exercise good judgment and maintain neutrality, including while providing support to Committee members and when handling sensitive and confidential information.
  • Ability to complete detail-oriented tasks while managing competing responsibilities and deadlines.
  • Flexibility to work well independently and in a team environment with changing priorities.
  • Tact and diplomacy to communicate with people managing difficult personal circumstances, including those involving mistreatment of children.
  • Knowledge of Microsoft Office and Adobe Acrobat.
  • Bilingual (English/French) is an asset.

Please submit your cover letter and resume by 11:59 p.m., Friday, November 15, 2019 on our website. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

The College of Early Childhood Educators is committed to providing accommodations in our hiring process for people with disabilities. If you require an accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

 

Coordonnateur(trice) des audiences

Poste permanent à temps plein

 

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) réglemente plus de 53 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. Il délivre les certificats d’inscription, a établi le code de déontologie et les normes d’exercice de la profession et donne suite aux plaintes portées contre ses membres par le biais de son processus de plainte et de discipline. C’est un organisme sans but lucratif comptant 65 employés et dont le budget de fonctionnement annuel s’élève à environ 10 millions de dollars.

Nous sommes à la recherche d'une personne organisée et rigoureuse pour préparer les audiences et pour fournir un soutien au comité de discipline et au comité d'aptitude professionnelle.

Relevant du chef, Secrétariat à la gouvernance et aux tribunaux, le titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes : 

  • Coordonner les audiences et les audiences préalables, y compris la logistique, comme l’emploi du temps des sous-comités, la préparation des lieux et le recours à divers fournisseurs de services. 
  • Assister à toutes les audiences préalables et à toutes les audiences; saisir et conserver toutes les pièces produites; assister le président de l’audience préalable et le sous-comité; faciliter l'accès aux membres du public; et informer le chef, Secrétariat à la gouvernance et aux tribunaux, de l'état des procédures.
  • Maintenir des mécanismes de suivi en vue de prévenir les conflits d'intérêts pour les membres des comités.
  • Répondre aux demandes de renseignements du public au sujet des audiences en instance et des audiences à venir.
  • Communiquer avec les procureurs, les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance ou leurs représentants ainsi qu’avec le personnel tout au long du processus d'audience.
  • Préparer des modèles de décision et fournir un soutien administratif aux comités pour les aider à rendre leurs décisions en temps opportun; assurer une traduction appropriée et transmettre les décisions finales.
  • Mettre à jour le site Web de l'Ordre, y compris le tableau public, avec des renseignements à jour sur les audiences.
  • Effectuer le suivi de la liste des personnes pouvant être membres d’un sous-comité de discipline, d'aptitude professionnelle, des plaintes et d'appel des inscriptions de l'Ordre.
  • Coordonner des séances de formation pour les membres des comités de discipline et d'aptitude professionnelle et pour les personnes nommées sur la liste des personnes admissibles à être membres d’un sous-comité.
  • Tenir à jour les formulaires, les outils et modèles de lettres, les pièces présentées à l’audience, les décisions et ordonnances ainsi que les bases de données et rapports.
  • Créer et tenir à jour des rapports statistiques et déterminer les tendances et les nouveaux enjeux.
  • Passer en revue et traiter les comptes de tiers aux fins de paiement comme qu’indiqué.

 Qualifications

  • Programme d’études collégiales de deux ou trois ans (juriste, parajuriste) ou diplôme universitaire de trois ou quatre ans, ou de une à trois années d’expérience dans un domaine connexe.
  • Compréhension des concepts, des principes et de la terminologie du droit administratif, comme les conflits d'intérêts, les préjugés, l'équité et la transparence.
  • Expérience des processus, des procédures, de la gestion et du décorum des tribunaux administratifs.
  • Compréhension des documents juridiques, des règlements administratifs et des règles de procédure.
  • Familiarité avec les systèmes de classification des documents juridiques.
  • Compréhension des principes de confidentialité et de limites professionnelles, ainsi que des exigences en matière de gestion des données/de l'information et de protection de la vie privée.
  • Aptitudes à recourir à une communication écrite et orale efficace et diplomatique pour préparer la documentation des réunions, des audiences préalables et des audiences; pour communiquer avec les parties prenantes, les divers fournisseurs de services et les membres des comités; et pour répondre aux demandes de renseignements du public.     
  • Capacité à faire preuve de jugement et de neutralité, y compris lorsqu'il s'agit d'assister les membres des comités et de traiter des renseignements de nature délicate et confidentielle. 
  • Capacité à accomplir des tâches détaillées tout en gérant des responsabilités et des échéances concurrentes.
  • Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
  • <!--[endif]-->Tact et diplomatie pour communiquer avec les personnes se trouvant dans des situations difficiles impliquant notamment des cas de maltraitance d’enfants.
  • <!--[endif]-->Connaissance de Microsoft Office et d'Adobe Acrobat.
  • Bilinguisme (anglais/français) : un atout.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV avant minuit le vendredi 15 novembre 2019 sur notre site Web. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec ceux ayant été retenus pour une entrevue.

Dans le cadre de son recrutement, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance s’engage à prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous à l’avance et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.                                                                    

* Remarque : Dans ce texte, le masculin générique englobe tous les genres.

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