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College Of Early Childhood Educators

Intake Administrator

Professional Regulation – Toronto, Ontario
Department Professional Regulation
Employment Type Full-Time Permanent
Minimum Experience Entry-level

Intake Administrator

Full-Time Permanent Position

 

The College of Early Childhood Educators (the College) regulates the more than 53,000 members of the early childhood education profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. The College issues Certificates of Registration, has established a Code of Ethics and Standards of Practice for the profession, and responds to concerns about members through a complaints and discipline process. The College is a not-for-profit organization with a staff of 65 and an annual operating budget of approximately $10M.

We are seeking an organized and detail-oriented team player skilled at receiving, processing and triaging incoming information related to professional regulation matters. This position will also be communicating with impacted parties, advising on the statutory authority of the College, following-up to obtain clarification and assisting in identifying risk.

Reporting to the Manager, Intake and Compliance, the key areas of responsibility are to:  

  • Receive, process and triage incoming information related to RECEs.
  • Review information in accordance with Unit protocols. Identify risk; situations requiring the attention of the Manager to consider interim actions; and matters for file closure at intake.
  • Follow-up with employers, complainants, the Ministry of Education, Police, Children’s Aid Societies, courts and other parties to obtain necessary information.
  • Prepare a clear and concise summary of the initiating documents for the Manager’s review and consideration.
  • Draft required correspondence and notifications.  
  • Address inquiries involving professional regulation matters from various parties.
  • Perform case management activities including: opening and closing files, managing receipt of case documents, creating and organizing electronic files, updating the case management system and preparing reporting on trends and emerging issues.

 Qualifications

  • 2-year college diploma.
  • 1-3 years’ commensurate experience performing similar duties.
  • Ability to become familiar with the Early Childhood Educators Act, 2007, the Ontario childcare system and/or education.
  • Flexibility to work well independently and in a team in an environment with changing priorities.
  • Written communication skills to prepare detailed and accurate case summaries and documentation.
  • Listening, verbal communication and relationship building skills to communicate with a variety of parties to collect and provide information related to professional regulation matters.
  • Resilience, tact and diplomacy to communicate with individuals on sensitive matters in a respectful and culturally appropriate manner.
  • Professional judgment to ensure that information disclosed is appropriate and to maintain neutrality towards all cases/ issues encountered in the role.
  • Time management and attention to detail to prepare accurate summaries of case files and ensure that all disclosure/case documentation is completed within required timelines.
  • Demonstrated experience with Microsoft Office Suite.

Please submit your cover letter and resume by 11:59 p.m., Thursday, November 21, 2019 on our website. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

The College of Early Childhood Educators is committed to providing accommodations in our hiring process for people with disabilities. If you require an accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

 

 

Administrateur(trice) de réception

 Poste permanent à temps plein

 

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) réglemente plus de 53 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. L’Ordre délivre les certificats d’inscription, a établi le code de déontologie et les normes d’exercice de la profession et donne suite aux plaintes portées contre ses membres par le biais de son processus de plainte et de discipline. C’est un organisme sans but lucratif comptant 65 employés et dont le budget de fonctionnement annuel s’élève à environ 10 millions de dollars.

Nous sommes à la recherche d'un collaborateur* rigoureux, capable de recevoir, de traiter et de trier l'information reçue relative aux questions de réglementation professionnelle. Le titulaire de ce poste communiquera également avec les parties concernées, les conseillera sur le pouvoir statutaire de l’Ordre, effectuera un suivi pour obtenir des précisions et les aidera à cerner les risques.

Relevant du chef, Réception et conformité, le titulaire du poste assumera les principales responsabilités suivantes : 

  • Recevoir, traiter et trier l'information reçue concernant les EPEI.
  • Examiner l'information conformément aux protocoles de l'unité. Déterminer les risques, les situations nécessitant l'attention du chef pour qu'il envisage des mesures provisoires, et traiter les questions relatives à la fermeture du dossier au stade de la réception.
  • Assurer le suivi auprès des employeurs, des plaignants, du ministère de l'Éducation, de la police, des sociétés d'aide à l'enfance, des tribunaux et des autres parties pour obtenir les renseignements nécessaires.
  • Préparer un résumé clair et concis des documents initiaux aux fins d'examen et de considération par le chef d’équipe.
  • Rédiger la correspondance et les avis requis. 
  • Répondre aux demandes de renseignements relatives aux dossiers de réglementation professionnelle provenant de diverses parties.
  • Effectuer des activités de gestion des cas, notamment : ouvrir et fermer les dossiers, gérer la réception des documents, créer et organiser des fichiers électroniques, mettre à jour le système de gestion des cas et préparer des rapports sur les tendances et les nouveaux enjeux.

 Qualifications

  • Diplôme collégial de deux ans.
  • De une à deux années d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Capacité à se familiariser avec la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance et avec le système de garde/éducatif de l’Ontario.
  • Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
  • Aptitudes à la communication écrite pour préparer des résumés de cas et des documents détaillés et exacts.
  • Aptitudes à l'écoute, à la communication orale, et compétences relationnelles pour communiquer avec diverses parties afin de recueillir et fournir des renseignements relatifs à la réglementation professionnelle.
  • Résilience, tact et diplomatie pour communiquer avec les autres de manière respectueuse et culturellement appropriée sur des questions délicates.
  • Jugement professionnel pour s'assurer que l'information divulguée est appropriée et pour respecter la neutralité de tous les cas et enjeux traités dans l'exercice de ses fonctions.
  • Gestion du temps et sens du détail pour préparer des résumés précis des dossiers et s'assurer que toute la documentation à l’appui est prête dans les délais requis.
  • Expérience confirmée de la suite Microsoft Office.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV avant 23 h 59 le jeudi 21 novembre 2019 sur notre site Web. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec ceux ayant été retenus pour une entrevue.

Dans le cadre de son recrutement, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance s’engage à prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous à l’avance et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.        

                                                         

* Remarque : Dans ce texte, le masculin générique englobe tous les genres.

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  • Location
    Toronto, Ontario
  • Department
    Professional Regulation
  • Employment Type
    Full-Time Permanent
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