Interim Project Coordinator

Corporate Services · Toronto, Ontario
Department Corporate Services
Employment Type Full-Time Temporary
Minimum Experience Mid-level




Interim Project Coordinator - 1 Year Contract


The College of Early Childhood Educators (the College) regulates the more than 58,000 members of the early childhood education profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. The College issues Certificates of Registration, has established a Code of Ethics and Standards of Practice for the profession and responds to concerns about members through a complaints and discipline process. The College is a not-for-profit organization with a staff of 65 and an annual operating budget of approximately $10M.


We are looking for an Interim Project Coordinator.  Reporting to the Project Manager, IT, you are accountable for providing administrative support to ensure the successful delivery of projects to the organization and its stakeholders. You will support the implementation of Microsoft 365 (M365) and future project phases of the Membership Management System. This includes but is not limited to:


  • Project design
  • Development
  • Deployment
  • Generating documents considered to be project artifacts
  • Producing status reports
  • Liaising between the core project team and departments of the College


Key Responsibilities


  • Provide project management support for assigned IT projects and tasks through the various phases of project and product lifecycles
    • Coordinate/schedule meetings including minute taking and record keeping
    • Track, monitor and update schedules, tasks and project plans
    • Gather information to inform the development of project plans, schedules, and monitoring tools to identify dependencies between projects
    • Proactively work with teams to ensure deadlines and deliverables are met
  • Participate collaboratively in meetings (e.g. committee, working groups, stakeholder project consultations)
  • Generate and maintain project artifacts and other relevant project documentation
  • Create presentations and reports to update the Project Manager, IT
  • Generate/update functional requirement documents in consultation with the project team and project stakeholders
  • Support departments during each phase of assigned projects
  • Support the development of training tools and content for staff
  • Provide input into various aspects of plans during each phase of IT projects i.e. risk logs, communication plans, sprint plans, etc.
  • Other project administration or tasks as assigned


Qualifications


  • College diploma or university degree in a technology, and/or project management program, or similar
  • 3 to 5 years’ experience in a software development/support environment and Transformational IT projects (XaaS and integrations)
  • Previous experience coordinating or managing (IT) projects
  • Familiarity with traditional, Agile, Scrum or Lean methodologies
  • Familiarity with Client/Membership Databases
  • Judgement and analytical skills to identify and scope issues, conduct research, and formulate/analyze options
  • Demonstrated competency generating technical documents and artifacts
  • Flexibility to work well independently and in a team environment with changing priorities.
  • Written communication skills to generate management reports
  • Listening, verbal communication, interpersonal and relationship building skills to develop effective training and communications with the College
  • Time management and prioritization skills to adhere to project deliverables and deadlines
  • Resilience, tact, diplomacy, and change management to support the transition from legacy solutions to new implementations
  • Knowledge of SharePoint, Azure, Windows 10, and Microsoft 365 (M365) technologies
  • Proficient in Excel, PowerPoint, Word and project management platforms


Please submit your cover letter and resume on our website. The position will remain open until it has been filled. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.


The position will be remote until September 30, 2021 in keeping with COVID-19 safety guidelines.


The College of Early Childhood Educators is committed to providing accommodations in our hiring process for people with disabilities. If you require an accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.


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Coordonnateur(trice) de projet – par intérim

 

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) réglemente plus de 58 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. L’Ordre délivre les certificats d’inscription, a établi le code de déontologie et les normes d’exercice de la profession et donne suite aux plaintes portées contre ses membres par le biais de son processus de plainte et de discipline. C’est un organisme sans but lucratif comptant 65 employés et dont le budget de fonctionnement annuel s’élève à environ 10 millions de dollars.

 

Nous recherchons un coordonnateur* de projet par intérim. Sous la responsabilité du chef de projet TI, vous serez chargé de fournir un soutien administratif afin d’assurer la réussite des projets pour l'organisation et ses parties prenantes. Vous favoriserez la mise en œuvre de Microsoft 365 (M365) et des futures phases de projet du système de gestion des membres. Il pourra s’agir notamment :

 

  • de conception,
  • de développement,
  • et de déploiement de projets;
  • de production de documents considérés comme des artefacts de projet;
  • de production de rapports de situation/suivi;
  • d’assurer la liaison entre l’équipe de projet et les services de l’Ordre.

 

Responsabilités clés

 

  • Fournir un soutien en gestion de projets et tâches informatiques assignés au cours des différentes phases du cycle de vie des projets et des produits :
    • Coordonner et programmer des réunions, y compris la rédaction de procès-verbaux et la tenue de dossiers;
    • Effectuer le suivi et la mise à jour des calendriers, tâches et plans de projet;
    • Rassembler les informations nécessaires à l'élaboration des plans de projet, des calendriers et des outils de suivi afin de déterminer les interdépendances entre les projets;
    • Travailler de manière proactive avec les équipes afin de garantir le respect des échéances et les résultats escomptés.
  • Participer aux réunions de manière collaborative (par ex., comité, groupes de travail, consultations des parties prenantes du projet).
  • Générer et mettre à jour les artefacts de projet et autres documents pertinents.
  • Créer des présentations et des rapports pour tenir le chef de projet IT informé.
  • Produire et mettre à jour les documents relatifs aux exigences fonctionnelles en consultation avec l'équipe et les parties prenantes du projet.
  • Soutenir les services concernés au cours de chaque phase des projets assignés.
  • Soutenir l’élaboration d'outils et de contenus de formation pour le personnel.
  • Contribuer aux divers aspects des plans de chaque phase de projet TI, c'est-à-dire les registres des risques, les plans de communication, les plans de sprint, etc.
  • Autres tâches administratives ou tâches liées aux projets, selon les besoins.

 

Qualifications

 

  • Diplôme d'études collégiales ou universitaires (programme en technologie, en gestion de projet ou similaire).
  • De 3 à 5 ans d'expérience en soutien technique/conception de logiciels et en projets de TI transformationnels (XaaS et intégrations).
  • Expérience préalable de la coordination ou de la gestion de projets (TI)
  • Familiarité avec les méthodologies traditionnelles, Agile, Scrum ou Lean.
  • Familiarité avec les bases de données clients et membres.
  • Capacité de jugement et d'analyse pour relever et cerner les problèmes, effectuer des recherches et formuler ou analyser différentes options.
  • Compétences avérées en matière de production de documents et d'artefacts techniques.
  • Flexibilité pour bien travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement aux priorités changeantes.
  • Compétences en communication écrite pour produire des rapports de gestion.
  • Aptitudes à l'écoute, à la communication verbale, et compétences interpersonnelles et relationnelles afin de mettre en place une formation et des communications efficaces.
  • Capacités à gérer son temps et à définir des priorités afin de respecter les échéances.
  • Résilience, tact, diplomatie et gestion du changement pour faciliter la transition entre les anciennes solutions et les nouvelles.
  • Connaissance des technologies SharePoint, Azure, Windows 10 et Microsoft 365 (M365).
  • Maîtrise d'Excel, PowerPoint, Word et des plateformes de gestion de projet.

 

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web. Le poste restera vacant jusqu'à ce qu'il soit pourvu. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec ceux ayant été retenus pour une entrevue.

 

Le poste sera offert en télétravail jusqu’au 30 septembre 2021, en conformité avec les directives sanitaires liées à la COVID-19.

 

Dans le cadre de son recrutement, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance s’engage à prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous à l’avance et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

* Remarque : Dans ce texte, le masculin générique englobe tous les genres.

 


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    Toronto, Ontario
  • Department
    Corporate Services
  • Employment Type
    Full-Time Temporary
  • Minimum Experience
    Mid-level