Document Management Representative

Registration · Toronto, Ontario
Department Registration
Employment Type Full-Time Permanent
Minimum Experience Mid-level

Document Management Representative

The College of Early Childhood Educators (the College) regulates the more than 58,000 members of the early childhood education profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. The College issues Certificates of Registration, has established a Code of Ethics and Standards of Practice for the profession and responds to concerns about members through a complaints and discipline process. The College is a not-for-profit organization with a staff of 65 and an annual operating budget of approximately $10M.

We are looking for a Document Management Representative.  Reporting to the Manager, Registration, you are accountable for administering the application and renewal process from intake through to completion Project design

Key Responsibilities

  • Review and process membership application and renewals. Ensure completion of required forms and enter information into the membership management system.
  • Prepare and respond to correspondence with applicants and members regarding application and renewal files (e.g. provide information regarding required documentation, follow-up on missing information).
  • Process payments for membership applications and renewals. Enter information into the membership management system, follow-up with applicants/members to resolve payment issues, and collaborate with the Corporate Services Department to reconcile and record accounts.
  • Respond to inquiries regarding registration related matters (e.g. explain registration requirements to applicants) and resolve outstanding issues (e.g. assistance with online renewal system).
  • Work with management and other teams in the Department to ensure smooth transition of application and renewal files (e.g. applications from internationally trained applicants, renewal files requiring follow up on issues potentially affecting practice) to other teams.
  • Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices.
  • Other duties as assigned.

 

Qualifications

  • Two or three-year college program.
  • 1 to 3 years’ experience performing similar duties.
  • Knowledge of College policies and processes related to registration.
  • Knowledge of databases for tracking information.
  • Knowledge of office/administrative software (Excel, Word, Outlook).
  • Written communication skills to prepare and respond to correspondence with applicants and members.
  • Attention to detail to screen a high volume of documentation and navigate between several databases to find information.
  • Organizational and time-management skills to manage a high volume of application files and adhere to processing times and deadlines.
  • Verbal communication and customer service skills to respond to inquiries and provide information in a clear and professional manner.

 

Please submit your cover letter and resume on our website. The position will remain open until it has been filled. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

The position will be remote until January 30, 2022 in keeping with COVID-19 safety guidelines.

The College of Early Childhood Educators is committed to providing accommodations in our hiring process for people with disabilities. If you require an accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

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Préposé(e) à la gestion de documents

Conformément à la Loi de 2007 sur les éducatrices et les éducateurs de la petite enfance, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) réglemente plus de 58 000 membres de la profession dans l’intérêt du public. L’Ordre délivre les certificats d’inscription, a établi le code de déontologie et les normes d’exercice de la profession et donne suite aux plaintes portées contre ses membres par le biais de son processus de plainte et de discipline. C’est un organisme sans but lucratif comptant 65 employés et dont le budget de fonctionnement annuel s’élève à environ 10 millions de dollars.

Nous recherchons un préposé* à la gestion de documents. Relevant de la chef, Inscription, le titulaire du poste est chargé d'administrer le processus de demande et de renouvellement d’inscription, de la réception à la fin du projet.

Responsabilités clés

  • Passer en revue et traiter les demandes d’inscription et de renouvellement d'adhésion. S'assurer que les formulaires requis sont remplis et saisir les informations dans le système de gestion des membres.
  • Préparer la correspondance avec les demandeurs et les membres concernant les dossiers de demande d’inscription et de renouvellement (par ex., fournir des informations sur les documents requis, assurer le suivi des renseignements manquants) et y répondre.
  • Traiter les paiements applicables aux demandes d’inscription et de renouvellement. Saisir les informations dans le système de gestion des membres, assurer le suivi des demandeurs/membres pour résoudre les problèmes de paiement, et collaborer avec les Services généraux pour faire concorder et enregistrer les comptes.
  • Répondre aux demandes de renseignements portant sur les inscriptions (par ex., expliquer les exigences d'inscription aux demandeurs) et résoudre les problèmes en suspens (par ex., aider les membres à utiliser le système de renouvellement en ligne).
  • Travailler avec la direction et les autres équipes du Service pour assurer une transition sans heurt des dossiers de demande d’inscription et de renouvellement (par ex., dossiers des demandeurs formés à l'étranger, dossiers de renouvellement nécessitant un suivi sur des problèmes pouvant affecter la pratique) vers d'autres équipes.
  • Se tenir au courant de la législation, des tendances et des pratiques applicables.
  • D’autres tâches pourraient être attribuées.

 

Qualifications

  • Programme collégial de deux ou trois ans.
  • De une à trois années d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Connaissance des politiques et des processus d’inscription de l’Ordre.
  • Connaissance des bases de données pour le suivi des informations.
  • Connaissance des logiciels de bureautique/administratifs (Excel, Word, Outlook).
  • Compétences en communication écrite pour préparer et répondre à la correspondance avec les demandeurs et les membres.
  • Souci du détail pour trier un grand nombre de documents et naviguer entre plusieurs bases de données et trouver des informations.
  • Sens de l'organisation et compétences en gestion du temps pour gérer un volume important de demandes d’inscription et respecter les délais de traitement et les échéances.
  • Aptitudes à la communication verbale et pour le service à la clientèle afin de répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations de manière claire et professionnelle.

 

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web. Le poste restera vacant jusqu'à ce qu'il soit pourvu. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec ceux ayant été retenus pour une entrevue.

Le poste sera offert en télétravail jusqu’au 30 janvier 2022, en conformité avec les directives sanitaires liées à la COVID-19.

Dans le cadre de son recrutement, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance s’engage à prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous à l’avance et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.                                                                    

* Remarque : Dans ce texte, le masculin générique englobe tous les genres.

 

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  • Location
    Toronto, Ontario
  • Department
    Registration
  • Employment Type
    Full-Time Permanent
  • Minimum Experience
    Mid-level